Văn phòng phẩm cho doanh nghiệp

Văn phòng phẩm là nhóm vật dụng tưởng nhỏ nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động hằng ngày của mỗi doanh nghiệp. Từ giấy in, bút viết, bìa hồ sơ đến các dụng cụ trên bàn làm việc, nếu được chuẩn bị đầy đủ và quản lý hợp lý sẽ giúp nhân viên làm việc thuận tiện hơn, đồng thời hạn chế những khoản mua sắm phát sinh không cần thiết.

Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều nhân viên, việc lựa chọn một nguồn cung cấp văn phòng phẩm ổn định sẽ giúp bộ phận hành chính dễ kiểm soát số lượng, chi phí và thời gian giao hàng.

Văn phòng phẩm doanh nghiệp thường gồm những gì?

Tùy vào quy mô và đặc thù hoạt động, danh mục văn phòng phẩm của mỗi công ty có thể khác nhau. Tuy nhiên, một số nhóm phổ biến gồm:

Giấy in, giấy photo: giấy A4, A5 và các loại giấy sử dụng cho máy in, máy photocopy.
Bút viết: bút bi, bút gel, bút chì, bút ký, bút đánh dấu.
Sổ và tập: sổ ghi chép, sổ công việc, bao thư và các loại giấy ghi chú.
Bìa hồ sơ: bìa còng, bìa nhẫn, bìa lá, túi tài liệu, bìa trình ký.
Dụng cụ văn phòng: kéo, thước, dao rọc giấy, bấm kim, bấm lỗ, kẹp giấy…
Đồ dùng bàn làm việc: kệ hồ sơ, hộp đựng bút, khay tài liệu và các vật dụng hỗ trợ sắp xếp.
Tem nhãn và vật tư phụ trợ: nhãn dán, giấy phân trang, băng keo và các sản phẩm phục vụ lưu trữ.

Một danh mục văn phòng phẩm được chuẩn hóa từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp dễ lập định mức và chủ động đặt hàng định kỳ thay vì đến khi thiếu mới mua.

Nên mua văn phòng phẩm theo từng món hay theo danh mục?

Với doanh nghiệp nhỏ, mua từng món khi phát sinh nhu cầu có thể khá đơn giản. Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên tăng lên, cách làm này thường khiến bộ phận hành chính phải xử lý nhiều đơn hàng nhỏ.

Một cách hiệu quả hơn là xây dựng danh mục văn phòng phẩm tiêu chuẩn theo từng phòng ban hoặc vị trí công việc.

Ví dụ, bộ phận kế toán có thể thường xuyên sử dụng giấy in, bìa hồ sơ, bút, giấy ghi chú và các dụng cụ lưu trữ. Trong khi đó, bộ phận kho hoặc sản xuất có thể phát sinh thêm nhu cầu về tem nhãn, băng keo và các vật tư phụ trợ.

Doanh nghiệp có thể lập danh sách theo ba nhóm:

Vật tư sử dụng thường xuyên: giấy, bút, giấy ghi chú…
Vật tư bổ sung định kỳ: bìa hồ sơ, sổ, kẹp tài liệu…
Vật tư phát sinh: các dụng cụ đặc thù theo từng bộ phận.

Cách này giúp việc kiểm kê và lập đơn hàng đơn giản hơn.

Tiêu chí chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm

Giá bán không nên là tiêu chí duy nhất khi lựa chọn nhà cung cấp. Với doanh nghiệp, một nhà cung cấp tốt cần đảm bảo nhiều yếu tố khác như:

1. Danh mục sản phẩm đủ rộng

Nếu một nhà cung cấp có thể đáp ứng nhiều nhóm hàng, doanh nghiệp sẽ giảm được số lượng đầu mối cần làm việc và dễ quản lý đơn hàng hơn.

2. Sản phẩm rõ nguồn gốc

Đối với các mặt hàng sử dụng thường xuyên như giấy in, bút hoặc dụng cụ văn phòng, chất lượng ổn định rất quan trọng. Sản phẩm có nguồn gốc rõ ràng cũng giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng chất lượng không đồng nhất giữa các lần mua.

3. Có khả năng cung ứng định kỳ

Doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị có thể đáp ứng các đơn hàng lặp lại theo tuần hoặc theo tháng, đặc biệt khi số lượng văn phòng phẩm sử dụng tương đối lớn.

4. Hóa đơn và chứng từ đầy đủ

Đây là yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp. Đơn hàng cần có thông tin rõ ràng để bộ phận kế toán dễ đối chiếu và hạch toán chi phí.

5. Giao hàng phù hợp

Một đơn hàng văn phòng phẩm có giá trị không quá lớn nhưng nếu giao chậm có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của văn phòng. Vì vậy, khả năng giao hàng đúng thời gian cũng nên được xem xét ngay từ đầu.

Có thể tham khảo nguồn cung cấp văn phòng phẩm nào?

Nếu doanh nghiệp đang tìm một đơn vị chuyên cung ứng văn phòng phẩm với nhiều nhóm sản phẩm, có thể tham khảo Tíc Tắc – đơn vị phân phối văn phòng phẩm cho doanh nghiệp. Tíc Tắc tập trung vào mô hình cung ứng cho doanh nghiệp và có nhiều nhóm sản phẩm từ giấy, bút, bìa hồ sơ đến dụng cụ văn phòng và các vật tư liên quan.

Với nhu cầu mua trực tuyến, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo GOTA – văn phòng phẩm và hàng tiêu dùng. GOTA hiện phân loại văn phòng phẩm thành nhiều nhóm như giấy in, bút viết, sổ, bìa hồ sơ, dụng cụ văn phòng và đồ dùng để bàn, phù hợp cả nhu cầu mua lẻ và mua số lượng lớn.

Quản lý văn phòng phẩm giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí

Chi phí cho từng món văn phòng phẩm thường không lớn, nhưng tổng chi phí hàng tháng có thể đáng kể nếu doanh nghiệp không kiểm soát tốt.

Một số cách đơn giản có thể áp dụng:

Lập danh mục sản phẩm được sử dụng thường xuyên.
Theo dõi lượng tồn kho tối thiểu.
Gom đơn hàng thay vì mua nhỏ lẻ nhiều lần.
Xác định định mức sử dụng cho từng phòng ban.
Ưu tiên những sản phẩm có chất lượng ổn định.
So sánh giá giữa các nhà cung cấp trước khi đặt đơn lớn.
Kiểm tra hóa đơn và số lượng thực nhận sau mỗi lần giao hàng.

Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc số lượng nhân viên lớn, việc chuẩn hóa danh mục và nhà cung cấp càng có ý nghĩa vì giúp giảm thời gian xử lý cho bộ phận hành chính – kế toán.

Kết luận

Văn phòng phẩm là một phần nhỏ trong chi phí vận hành nhưng lại xuất hiện trong hoạt động của doanh nghiệp gần như mỗi ngày. Thay vì chỉ tìm nơi có giá rẻ nhất, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp có danh mục phù hợp, sản phẩm ổn định, giao hàng thuận tiện và chứng từ rõ ràng.

Khi danh mục được chuẩn hóa và đặt hàng theo kế hoạch, doanh nghiệp vừa chủ động được vật tư cần thiết, vừa dễ kiểm soát chi phí vận hành về lâu dài